Bevindingen Pilot Training workshopbegeleider Sociale Veiligheid – Het thema ‘Sociale Veiligheid’
Met het opzetten en uitvoeren van de Pilot Training workshopbegeleider Sociale Veiligheid is een bijdrage geleverd aan de beleidsdoelstelling om te investeren op een goed en veilig werkklimaat. Ook is een aantal beelden verzameld die kunnen bijdragen aan het inzicht over het thema ‘Sociale Veiligheid’. Ze bieden mogelijk aanknopingspunten bij het ontwikkelen van eventuele vervolgstappen in het creëren van een sociaal veilig en wenselijk werkklimaat. De hierna beschreven beelden zijn gebaseerd op de bevindingen van de deelnemers aan de opleiding en hun ervaringen in de (beperkt aantal) workshops die zij hebben begeleid.
Wat zijn bronnen van het sociaal onveilig voelen?
Hiërarchie werd meerdere malen als bron van onveiligheid benoemd. Waarbij zowel de p-verantwoordelijke lijn (de lijnmanager) als de functioneel verantwoordelijke lijn (coördinator) aan de orde kwamen. Er wordt verbazing uitgesproken over het feit dat het zo lang werd getolereerd terwijl er wel concrete signalen zijn zoals jarenlang heel slechte scores bij medewerkersonderzoeken.
Indirecte leeftijdsdiscriminatie werd meerdere keren genoemd:
- Als je wat ouder bent, heb je soms meer tijd nodig om nieuwe processen te beheersen. Hier wordt niet altijd ruimte voor gevoeld en men vindt het lastig om bespreekbaar te maken.’
- De beleving is bij sommigen dat het 3-5-7 model wordt ‘misbruikt’ om oudere medewerkers kwijt te raken.
- Leeftijdsdiscriminatie wordt door sommigen eerder ervaren wanneer er een jongere leidinggevende zit. Het is de vraag of dit perceptie is of dat er daadwerkelijk iets speelt.
Als je je kwetsbaar opstelt tegenover je leidinggevende, wordt dit tegen je gebruikt (is de beleving).
Over de hele linie werd uitgesproken dat er meer personele aandacht voor de (werkende) mens moet komen vanuit de leidinggevenden.
Wat zijn de belemmerende en bevorderende factoren om het gesprek over sociale (on)veiligheid te voeren?
Bevorderende factoren
Door drukte en volle agenda’s krijgt men soms te weinig tijd om zaken eens goed bespreekbaar te maken. Rust en ruimte en tijd voor vertraging: vertrouwen opbouwen in een gesprek kost tijd. Juist even geen agenda hebben, nodigt uit om het goede gesprek te voeren. Open vragen en de uitnodiging om echt naar elkaar te luisteren, helpen. Geen pasklare oplossingen willen bieden, maar nieuwsgierig zijn naar elkaars verhaal en de bereidheid hebben om echt te luisteren. Problemen worden soms met steun van andere collega’s opgelost. Cultuur/ norm wordt gesteld door het team i.p.v. management: iedereen moet zich verantwoordelijk voelen.
Belemmerende factoren
Geen goede mogelijkheden om zaken bespreekbaar te maken, je vervalt dan direct bij vertrouwenspersoon/arts, terwijl je soms iets gewoon wil aankaarten. De drempel om onveiligheid via een vertrouwenspersoon te melden wordt als hoog ervaren bij gebrek aan vertrouwen in de kwaliteit van de adviezen die gegeven worden.
Een gebrek aan inclusiviteit. Een medewerker gaf aan te zijn aangenomen omdat de organisatie inclusiviteit hoog in het vaandel heeft staan. Maar in de praktijk blijkt dat de medewerker geen echte kansen krijgt. Ook was er sprake van serieus pestgedrag. Met name seksuele intimidatie in combinatie met discriminatie kwam meerdere keren aan bod in de gesprekken.
De deelnemers willen handvatten i.p.v. (personeels)beleidsnota’s. De bedoelingen om een goede sociaal veilige werkomgeving te realiseren zijn helder en worden onderschreven, maar deelnemers geven aan dat het ontbreekt aan concrete acties en handvatten die de implementatie ervan borgen.
Samenvattend de geleerde lessen
Geleerde lessen t.a.v. de opleiding:
- Samen bouwen van de opleiding zorgde voor draagvlak onder de workshopbegeleiders.
- Externe docenten voelen zich niet automatisch verantwoordelijk voor het geheel. Dus extra inspanning nodig om voor een goede doorlopende leerlijn te zorgen. Wat goed gewerkt heeft is 1 docent de rol geven van verbinder. Zij zorgde samen met ons voor inhoudelijke verbinding tussen de verschillende onderdelen.
- ‘Sociaal emotionele kennis’ over sociale veiligheid mag een grotere plek krijgen in de opleiding. Daaraan gekoppeld bijvoorbeeld de werking van het brein als het gaat om veiligheid. Stelvio kan hierin een rol spelen. Zou kunnen passen binnen huidige omvang van het programma.
- De laatste bijeenkomst van de opleiding houden nadat deelnemers een workshop hebben begeleid zodat ervaringen kunnen worden gedeeld. (Dit was voorzien , maar is door uitstel van de workshops als gevolg van Corona niet gelukt)
- In de opleiding mogen deelnemers meer uitgenodigd worden eigen situaties van sociale (on)veiligheid te benoemen en met elkaar te verkennen.
- Volgorde van onderwerpen was nu door toeval zo dat interculturele communicatie voor systemisch werken en groepsdynamiek kwam. Dat beviel goed en is voor een eventuele volgende keer aan te raden zo te houden.
- Deelnemers vanaf de eerste dag betrekken in oefeningen begeleiden met de groep werkt goed en is ook een aanrader om bij een eventuele volgende keer zo te houden.
- Pleio-omgeving werkt ook prima.
Geleerde lessen ten aanzien van de workshops
- Het thema ‘Sociale Veiligheid’ leent zich bij uitstek, in deze thuiswerkperiode, voor verdiepende gesprekken in een digitale setting.
- Er waren relatief veel deelnemers met een beroepsmatige belangstelling voor het thema. Zij hebben niet persé zelf een ervaring op het vlak van sociale veiligheid. Dat kan voor deelnemers die zich vervolgens wel heel kwetsbaar opstellen door een eigen ervaring te delen ongemakkelijk voelen. Mogelijk is voor deze doelgroep een aparte actie/groep nodig.
- De vertaalslag naar de praktijk is belangrijk en moet echt aan de orde komen in de workshops. Daar is ruimte voor maar het is gebleken dat het echt gaat leven wanneer de casuïstiek aan de orde komt. Van daaruit kan verbinding gemaakt worden met de inzichten uit het ‘keukentafel’ gesprek.
- Zwaardere casuïstiek tijdens de workshop verdient ruimte voor opvolging door professionele begeleider. De workshopbegeleiders zijn opgeleid om de bewustwording te vergroten, niet om het probleem op te lossen. Dat vraagt van workshopbegeleiders zich stevig aan hun rol te houden zoals in de opleiding besproken. Het is prettig als zij vervolgens concreet kunnen doorverwijzen naar een gesprekspartner voor degene die het aangaat.
- Het ideale aantal deelnemers voor een digitale workshop ligt tussen de 4 en 8 deelnemers. Daaronder en daarboven gaat ten koste van de kwaliteit van het gesprek.
- Het door duo’s begeleiden van de workshops met een mix van ervaring in lijnwerk en ervaring in begeleiden van sessies voegt waarde toe. Zowel voor de deelnemers van de workshop als voor de begeleiders zelf.
Eerste suggesties/ideeën hoe het thema verder te helpen
- Workshops lijken bij te dragen aan bewustwording. Er is voldoende animo en met de nodige aanpassing in doelgroep (professionals, medewerkers, leidinggevenden) zou dit voortgezet kunnen worden. Kanttekening: mogelijk hebben de professionals een behoefte die verder gaat en kunnen we hen bijvoorbeeld nog meer benutten in het begeleiden van de workshops in plaats van er alleen aan deel te nemen. Dat biedt een kans het netwerk enorm uit te breiden.
- Met de actuele ontwikkelingen rondom de POK en de WOO (op zichzelf mogelijke triggers tot een gevoel van sociale onveiligheid) is het van belang dat er een plek is waar leidinggevenden en medewerkers weer het goede gesprek met elkaar leren te voeren, waarin sociale veiligheid een mooi anker is om dat te doen.
- Aangezien hiërarchie en de rol van de leidinggevende onderdeel is van een mogelijke bron van sociale onveiligheid zou het een idee zijn de leidinggevende actiever te benaderen om deel te nemen aan deze workshops. Of (idee uit een van de evaluaties) deze workshop een onderdeel te maken van een MT(dag). Leidinggevenden zijn nu qua deelname in de minderheid geweest ten opzichte van deelname vanuit medewerkers.
- Sociale veiligheid is van iedereen en daarmee een gezamenlijk belang en een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Met de workshops heb je een relatief klein bereik om over dit thema te spreken. In meer algemene zin aandacht besteden aan het creëren van verantwoordelijk gedrag vanuit de rol die je in de organisatie hebt kan ook bijdragen aan de sociale veiligheid. Mogelijk kunnen naast de workshops acties ontwikkeld worden bijvoorbeeld langs de lijn van eigenaarschap om dit vorm te geven.
- Nieuwe medewerkers in tijden van corona nemen een bijzondere plek in. Deze workshops of de methode die hier gebruikt is, biedt aan deze medewerkers mogelijk een vorm om in contact en gesprek te komen met hun collega’s. Zo is de workshop nu niet ingezet maar het is een idee dat op kwam naar aanleiding van de feedback van enkele workshopbegeleiders.
- Men lijkt de weg naar een vertrouwenspersoon al een hele grote stap te vinden. Het zou de moeite kunnen lonen te onderzoeken wat de afstand is die medewerkers ervaren tot een vertrouwenspersoon en voor welke situaties ze wel naar de vertrouwenspersoon zouden gaan en voor welke niet (mogelijk bestaat dit inzicht al). Dat geeft mogelijk handvatten die drempel te verkleinen of weg te nemen.
- Het online houden van deze workshops levert een diverse groepssamenstelling op: medewerkers uit allerlei onderdelen van de rijksoverheid die met elkaar in contact komen. Daarnaast de optie om vanuit elke locatie aan te sluiten. Grappig bijkomend effect is dat deelnemers hebben aangegeven dat de veiligheid niet verkleind wordt doordat je de ander niet kent maar misschien juist wel vergroot.
- Op enkele plekken is behoefte aan incompany
- Onderhoud de pool van medewerkers die nu opgeleid zijn tot workshopbegeleider (zie bijlage 6). De elf deelnemers die nog werkzaam zijn in de overheid hebben aangegeven bereid te zijn een aantal rijksbrede workshops te willen begeleiden. Zeven daarvan zijn werkzaam bij de ministeries van BZK, J&V, Financiën en de Belastingdienst. De vier anderen zijn BZK-UBR-collega’s. Overwogen kan worden deze pool te vergroten door de opleiding te herhalen. Het is aan te bevelen dan ook deelnemers vanuit andere departementen te rekruteren.
Wil je meer informatie over de Pilot Training workshopbegeleider Sociale Veiligheid? Neem dan contact op via info@aofondsrijk.nl.